Com os governos ao redor do mundo decretando que os colaboradores façam quarentena em casa, as empresas iniciaram o maior experimento do mundo de ativação da força de trabalho remota. Esse movimento é igualmente motivado pelo desejo de manter a continuidade dos negócios, proteger os colaboradores e se adequar proativamente aos requisitos regionais que mudam a cada dia.
Para algumas empresas, a mudança está sendo relativamente tranquila pois sua força de trabalho já era dispersa e digital, enquanto para outras está sendo uma prova de fogo, conforme buscam possibilitar rapidamente o trabalho remoto dos colaboradores e proteger aqueles cujas tarefas demandam a continuação da presença física.
A Vertiv iniciou a jornada de ativação de uma força de trabalho remota em 2018. Em uma entrevista, os líderes de recursos humanos (RH) Felix Bailer, Erin Dowd e Kris Lui compartilharam as idéias e as melhores práticas dessa jornada, que foi drasticamente acelerada em 2020 devido à pandemia global.
Bailer compartilha que a jornada da Vertiv não foi motivada apenas pela continuidade dos negócios em 2018, mas também pelo desejo de propiciar uma melhor experiência de trabalho-vida pessoal que criasse flexibilidade empresarial, conduzisse à produtividade dos colaboradores e ajudasse a reter mão de obra em um setor competitivo.
Informalmente, os colaboradores das unidades de Serviços de Negócios Globais (em inglês, Global Business Services - GBS) tiveram a opção de fazer home office de um a quatro dias por mês em todas as localizações geográficas e em todas as funções, enquanto que para aqueles cujo trabalho exigia uma presença no site, foram permitidos turnos defasados para melhor atender às suas necessidades pessoais. Essa experiência se provou útil quando a situação do mercado exigiu que Lui acelerasse o ritmo na região da Ásia-Pacífico da Vertiv em fevereiro.
Abaixo estão as lições que aprendemos e que podem ajudar nos seus esforços de ativação da sua força de trabalho remota.
Obtenha inputs da empresa sobre o trabalho remoto. Se a sua empresa está fazendo trabalhos remotamente pela primeira vez ou está escalando uma iniciativa de trabalho remoto, Dowd recomenda obter inputs interfuncionais, mesmo que seja feito de forma rápida. Na Vertiv, os business partners de RH lideraram esse esforço, realizando workshops, pesquisas e avaliações sobre as necessidades do negócio. Os principais fatores a serem considerados são as necessidades comerciais e dos clientes, as principais funções, a natureza do trabalho a ser realizado, os processos e culturas regionais, as ferramentas digitais necessárias, a continuidade dos negócios, a segurança e mais.
Mova-se com rapidez em meio a mudanças nas condições. A Vertiv fez um piloto de home office em seu escritório de Manila, mas a crise mundial de saúde atacou antes que o modelo fosse completamente implementado na região. Os membros da equipe da Lui de RH da Ásia-Pacífico lideraram o esforço para introduzir os colaboradores no trabalho remoto, começando na sub-região do norte da Ásia durante o Ano Novo Chinês. O trabalho da sua equipe envolveu monitorar os decretos governamentais, localizar colaboradores, certificar-se que eles estavam em segurança, assegurar-se que tinham a tecnologia necessária e determinar se as instalações possuíam procedimentos e equipamentos de higienização robustos. Após obter a aprovação do governo, a equipe precisava também ter a equipe preparada para uma volta gradual ao trabalho.
Afortunadamente, a Vertiv foi considerada como em serviço essencial em todo o mundo, incluindo os mercados da China, Índia e América do Norte. Após um mês de trabalho remoto, 99% dos colaboradores na China puderam voltar aos escritórios, mas ainda estão usando máscaras e diversos procedimentos de higienização para manter o ambiente de trabalho seguro para seus colegas. Para reiniciar as operações, uma equipe de continuidade dos negócios, incluindo o presidente sub-regional do norte da Ásia e líderes interfuncionais, reuniram-se todos os dias para planejar o trabalho de missão crítica.
Comunique-se com os colaboradores com empatia. Com os eventos recentes, as mudanças têm sido enormes. Diariamente há novos desdobramentos, forçando as empresas e os colaboradores a se adaptar. A liderança da Vertiv se comunicou cedo e frequentemente, para garantir que os membros das equipes soubessem que os líderes estavam preocupados com a sua segurança e bem-estar. Lui disse que os líderes foram empáticos e transparentes sobre as mudanças nos processos. Eles trabalharam com afinco para unificar equipes e refocá-las no trabalho que precisava ser feito. "Fiquem calmos. Não entrem em pânico", disse Lui. "Quando você cuida do seu pessoal, o seu pessoal cuida do negócio. Mostre que você se importa com os colaboradores e como vocês podem trabalhar juntos para atender aos clientes."
Desenvolva uma proposta de valor para os colaboradores. A ativação da força de trabalho remota pode agora ser motivada pela crise, mas ela é uma ferramenta importante para ajudar a atrair, desenvolver e reter colaboradores no longo prazo. A Vertiv enxerga o home office como uma importante ferramenta de recrutamento e de retenção. De acordo com Bailer, quando a opção começou na região de Manila, a produtividade aumentou em 15% e os atritos diminuíram em um terço.
Considere criar personas conforme você habilita os colaboradores. Criar personas para grupos de colaboradores pode ajudar a imprimir velocidade na ativação, já que grupos são equipados com serviços e ferramentas que os representam. Exemplos de personas podem ser executivos (que normalmente têm necessidades diferentes, que exigem melhor visibilidade e acessibilidade em um ambiente remoto), viajantes frequentes (que estão agora baseados em casa), equipes de TI (que precisam de acesso seguro aos principais sistemas e aplicações), equipes de suporte que lidam com os clientes, entre outras.
Crie um conjunto de ferramentas para a ativação de força de trabalho remota. Padronizar processos de ativação, tais como integração, pacotes de tecnologia e serviços, pode ajudar a acelerar a ativação. Desktops virtualizados possibilitam implementações pelo relacionamento one-to-many, o qual reduz os esforços e o tempo gasto pelas equipes de TI. Para sermos velozes, a Vertiv deixou que os colaboradores levassem seus equipamentos para casa e acelerou seu plano de implementação de software colaborativo para equipar a todos com as mesmas ferramentas de produtividade.
Faça uma evolução no seu modelo de gestão de talentos. Diversas empresas adotaram serviços de cloud como backup on-line, recuperação de desastres e desktop como um serviço (DaaS) para criar a continuidade dos negócios. Tenha o mesmo enfoque em relação às suas equipes. Na Vertiv, quase todos os membros das áreas de Serviços de Negócios Globais (GBS) têm um backup treinado em sua função. São dadas aos colaboradores diferentes tarefas rotativas. E quando um líder sai, a empresa busca recrutar internamente. Essa prática fortalece a continuidade dos negócios de várias formas ao mesmo tempo em que aumenta a moral e a motivação dos colaboradores. "Passamos da compra de talentos para o desenvolvimento de talentos", diz Bailer.
Considere a gestão da mudança. Qualquer mudança importante nas práticas de trabalho terá o seu quinhão de pessoas resistentes. Ele pode incluir sua equipe de gestores que está acostumada com o contato presencial com suas equipes e clientes. Desenvolva uma gestão de mudança e um plano de comunicação completos, que considerem o porquê, o quê e o como do trabalho remoto. Compartilhe os novos processos e controles e os resultados desejados; e relate como os incidentes são resolvidos ou como os processos são melhorados. As GBSs da Vertiv usam uma plataforma de comunicação e colaboração para conectar os gestores de nível médio com os clientes internos para brainstorming, criar prioridades diárias, compartilhar um scorecard diário para TI e para dar retorno. Os líderes se sentem ouvidos - e podem ver como o ritmo do trabalho continua - aumentando a adesão.
Faça planos para disrupções. Na medida em que os colaboradores adotarem novas ferramentas e novas práticas, haverá desafios. Gestores, equipes de TI e membros mais sagazes da equipe podem ajudar a resolver problemas tecnológicos. Crie novas fichas com dicas; compartilhe as melhores práticas de segurança; aumente a equipe e os horários do help desk e comunique quando problemas - como questões com conectividade - forem resolvidos.
Trate os colaboradores de forma igual. A maioria das empresas tem colaboradores com funções que demandam presença física, como trabalhadores de chão de fábrica e gestores de linhas de produção, equipes de segurança física e equipes de entrega - que não podem ser virtualizados. Crie uma proposta de valor como uma empresa única, preocupando-se com a segurança deles e comunicando o que você está fazendo para proteger todos os colaboradores. Considere fazer uma limpeza profunda das instalações e veículos, proporcionar turnos adicionais ou defasados, espaçar os trabalhadores nas linhas de produção, monitorar a febre dos colaboradores, fornecer licenças de saúde generosas e pecar pelo excesso de precaução. Em Singapura, a Vertiv alternou os dias de trabalho com equipes A e B de funções similares, com um grupo trabalhando às Segundas, Quartas e Sextas e o outro às Terças e Quintas para diminuir a quantidade de colaboradores no site. Isso criou um backup, assegurando a continuidade dos negócios no caso de alguém da equipe ficar infectado.
Considere a pessoa como um todo. Os colaboradores estão tendo o desafio de equilibrar o trabalho e a família. Conferências telefônicas com vozes de crianças e latidos de cachorros são parte no novo normal. Seja gentil conforme a equipe se adapta. Gestores da Vertiv estão fazendo reuniões individuais com membros da equipe e algumas vezes estão vestindo fantasias engraçadas em vídeo conferências para ajudar a reduzir a tensão. Outras empresas organizaram horários de cafezinho e 'happy hours' virtuais para criar espírito de camaradagem. "As pessoas estão muito tensas agora, então, coloque um pouco de humor na sua comunicação para manter o trabalho divertido e ajudar a reduzir os níveis de stress," aconselha Lui.
Dê flexibilidade. Em algum momento no futuro, quando a crise diminuir, as empresas precisarão revisitar a ativação do trabalho remoto. Novos processos estarão bem estabelecidos, mas é provável que os colaboradores tenham uma variedade de desejos, que precisarão ser alinhados com as necessidades da empresa.
Na Vertiv, acreditamos que as nossas equipes provavelmente escolherão um balanço entre o trabalho presencial e remoto, uma vez que 63% já indicou recentemente não querer fazer home office em período integral.
Uma de nossas necessidades básicas como seres humanos é estarmos socialmente conectados a outros para ter um sentimento de pertencimento. Quando reimaginarmos o futuro do trabalho, precisaremos fazer um balanço entre atingir os resultados empresariais através de uma força de trabalho remota e a manutenção de uma cultura de conectividade e inclusão.
"A questão desse ano é repensar como dar apoio aos nossos colaboradores", diz Bailer. "E não é somente sobre TI. É sobre criar um ecossistema completo para a ativação do trabalho remoto. As empresas devem incorporar a flexibilidade, já que o trabalho remoto em larga escala poderá se tornar um modelo de longo prazo."
Dowd concorda. "Alguns dos trabalhos que fazemos agora podem não voltar ao normal. Houve uma mudança de paradigma sobre o trabalho não ser mais um lugar, e sim um jeito de ser. É algo que fazemos independentemente do lugar. Em parte, nosso trabalho será o de garantir que os colaboradores continuem a abraçar esse conceito e a manter o nível de interação e a responsividade que a empresa necessita."
Meu último ponto importante é que quando ensinamos as pessoas a trabalhar de casa, trata-se de "trabalho" e não de um lugar. Para ajudar os colaboradores na conscientização de que clientes e outros colaboradores precisam de interação e que eles merecem respostas e atendimento, nos esforçamos para auxiliar os colaboradores a se adaptarem ao conceito de que "trabalho é o que eu faço, e não onde eu estou".
