Firmy, w odpowiedzi na rządowy nakaz domowej kwarantanny pracowników, rozpoczęły największy na świecie eksperyment aktywizacji zdalnych pracowników. Działanie to jest również spowodowane dążeniem do utrzymania ciągłości działania, ochrony pracowników i proaktywnego zaspokajania zmieniających się nieustannie lokalnych wymagań.
Zmiana ta, w przypadku firm, które zatrudniają rozproszonych i pracujących cyfrowo pracowników, odbywała się stosunkowo płynnie. Dla innych przedsiębiorstw był to prawdziwy alarm pożarowy. Zostały one zmuszone do szybkiej aktywizacji pracowników i ochrony personelu, którego obowiązki wymagają ciągłej obecności fizycznej.
Vertiv podjął działania na rzecz aktywizacji zdalnych pracowników w 2018 r. W jednym z wywiadów liderzy działu kadr Bailer Felix, Erin Dowd oraz Kris Lui, podzielili się spostrzeżeniami i najlepszymi praktykami wyniesionymi z tych działań, a których tempo przyspieszyło dramatycznie w 2020 roku z powodu globalnej pandemii.
Bailer stwierdził, że w 2018 r. inicjatywa Vertiv nie była powodowana jedynie względami ciągłości działalności, ale pragnieniem zapewnienia lepszych warunków pracy, które pozwoliłyby zwiększyć elastyczność biznesową, podnieść produktywność pracowników i zatrzymać w firmie personel w wysoce konkurencyjnej branży.
Pracownicy zespołu Globalnych Usług Biznesowych (GBS) otrzymali nieformalną możliwość pracy w domu przez jeden do czterech dni w miesiącu na całym świecie i na wszystkich stanowiskach Natomiast osobom, których zadania wymagały obecności w miejscu pracy, zapewniono możliwość wyboru zmiany, która jest najlepiej dopasowana ich osobistych potrzeb. To doświadczenie zaowocowało, gdy sytuacja na rynku zmusiła Lui do przyspieszenia tempa zmian w regionie Azji i Pacyfiku w lutym tego roku.
Poniżej przedstawiamy wnioski, które mogą Wam pomóc w realizacji działań na rzecz aktywizacji zdalnych pracowników.
Zyskaj informacje biznesowe na temat pracy zdalnej. Jeśli Twoja firma zamierza po raz pierwszy wdrożyć tę opcję lub zwiększyć liczbę zdalnych pracowników, Dowd zaleca korzystanie z informacji pochodzących z wielu źródeł, nawet jeżeli ten proces przebiega bardzo szybko. W Vertiv procesem tym zajęli się partnerzy biznesowi ds. zasobów ludzkich, którzy przeprowadzili warsztaty, ankiety i przeglądy potrzeb biznesowych. Do najważniejszych czynników, które należy uwzględnić w tym procesie należą: wymagania biznesowe i klientów, kluczowe role, charakter wykonywanej pracy, lokalna kultura i procesy, wymagane narzędzia cyfrowe, ciągłość działalności, bezpieczeństwo.
Działaj szybko w zmieniających się warunkach. Vertiv uruchomił pilotażowy projekt pracy z domu w swoim biurze w Manili, ale globalny kryzys zdrowotny uderzył zanim w pełni wdrożono ten model w regionie. Członkowie zespołu Lui w regionie Azji i Pacyfiku podjęli działania na rzecz umożliwienia pracownikom pracy zdalnej w północnej części kontynentu w trakcie trwania chińskiego Nowego Roku. Praca jej zespołu polegała na sprawdzeniu wymagań prawnych, określeniu lokalizacji dla pracowników, zapewnianiu bezpieczeństwa i niezbędnej technologii oraz ocenie wyposażenia sanitarnego i procedur w obiektach. Po uzyskaniu zezwoleń zespół musiał również przygotować personel do etapowego powrotu do pracy.
Na szczęście Vertiv uznano za firmę o znaczeniu krytycznym na całym świecie, także w Chinach, Indiach i Ameryce Północnej. Po około miesiącu pracy zdalnej 99 procent pracowników w Chinach mogło wrócić do pracy w biurze. Tym niemniej nadal używają maski i stosują wiele procedur sanitarnych dla zapewnienia bezpieczeństwa wspólnego środowiska pracy. W celu przywrócenia operacji, zespół ds. ciągłości działalności, w tym prezes ds. regionu Azji Północnej i liderzy na różnych stanowiskach, odbywali codzienne spotkania w celu rozplanowania prac o kluczowym znaczeniu.
Komunikuj się z pracownikami z empatią. Ostatnie wydarzenia spowodowały ogromne zmiany. Codziennie następowały zdarzenia, które zmuszały firmy i pracowników do ciągłego przystosowywania się. Kierownictwo Vertiv komunikuje się z członkami zespołu bezzwłocznie i często tak, aby pracownicy czuli, że ich przełożeni troszczą się o ich bezpieczeństwo i dobre samopoczucie. Lui powiedziała, że liderzy informowali o zmianach w procesach w sposób empatyczny i transparentny. Ciężko pracowali nad zjednoczeniem zespołów i skierowaniem ich uwagi na obowiązki służbowe. „Zachowaj spokój. Nie panikuj” – powiedziała Lui. „Gdy dbasz o swoich ludźmi, oni dbają o firmę. Pokaż, że troszczysz się o pracowników i w jaki sposób możecie współpracować obsługując klientów”.
Opracuj propozycję wartości dla pracowników. Obecną przyczyną przechodzenia na pracę zdalną jest kryzys, ale praca na odległość jest ważnym narzędziem, które może wspomóc procesy rekrutacji, rozwoju i zatrzymywania pracowników w firmie na długi czas. Według Vertiv praca z domu jest ważnym narzędziem rekrutacji i lojalności pracowników. Bailer stwierdza, że po wprowadzeniu tej opcji w regionie Manila, produktywność wzrosła o 15 procent, a liczba odchodzących pracowników zmalała o jedną trzecią.
W trakcie aktywizacji weź pod uwagę profile pracownicze. Stworzenie profili dla grup pracowników może przyspieszyć proces aktywizacji, ponieważ grupy są wyposażone w odpowiednie narzędzia i usługi. Najczęściej spotykane profile to: menedżerowie (którzy zazwyczaj posiadają inne potrzeby związane z lepszą widocznością i dostępnością w zdalnym środowisku), użytkownicy sprzętu w terenie (obecnie pracujący w domu), pracownicy IT (którzy potrzebują bezpiecznego dostępu do kluczowych systemów i aplikacji) oraz personel wsparcia klienta.
Stwórz zestaw narzędzi, które umożliwiają zdalną pracę. Standaryzacja procesów aktywacji, takich jak wdrażanie do pracy byłych stażystów, pakiety technologiczne i usługi, może przyczynić się do przyspieszenia działań. Zwirtualizowane desktopy umożliwiają wdrożenia typu „jeden do wielu” oraz oszczędzają czas i nakłady ze strony zespołów IT. Aby przyspieszyć ten proces, Vertiv pozwolił pracownikom zabierać sprzęt do domu oraz skrócił czas wdrożenia oprogramowania do współpracy i wyposażył wszystkich pracowników w takie same narzędzia pracy.
Rozwijaj swój model talentów. Wiele firm, dla zapewnienia ciągłości działalności, wdrożyło usługi w chmurze, takie jak tworzenie kopii zapasowych, odzyskiwanie danych w sytuacjach awaryjnych oraz desktop jako usługa (DaAs). Analogiczne podejście możesz zastosować do swojego personelu. W Vertiv każdemu członkowi zespołu Global Business Services (GBS) przypisany jest zastępca, przeszkolony w zakresie jego obowiązków. Pracownikom zleca się różne zadania na zasadzie rotacyjnej. A w sytuacji, kiedy z firmy odchodzi lider, firma szuka jego następcy w swoim zespole. Praktyka ta na wiele sposobów przyczynia się do wzmocnienia ciągłość działalności, a jednocześnie podnosi morale i motywację personelu. „Zmieniliśmy zasady: zamiast kupować nowe talenty, wychowujemy je” – mówi Bailer.
Rozważ zarządzanie zmianą. Każda większa zmiana zasad pracy napotyka opór pewnej części pracowników, na przykład menedżerów, przyzwyczajonych do bezpośredniego kontaktu z personelem i klientami. Opracuj wszechstronny plan zarządzania zmianą i komunikacji, zawierający odpowiedzi na takie pytania dlaczego, po co i w jaki sposób pracować zdalnie. Dziel się nowymi procesami, elementami kontroli i pożądanymi rezultatami oraz informuj, w jaki sposób rozwiązywane są incydenty lub usprawniane są procesy. W Vertiv zespoły GBS korzystają z platformy komunikacji i współpracy, która łączy menedżerów średniego szczebla i klientów wewnętrznych. Dzięki niej możliwe jest prowadzenie burzy mózgów, wyznaczanie priorytetów na każdy dzień, udostępnianie codziennych wyników dla IT i raportowanie. Liderzy czują się wysłuchani — i mają wgląd w tempo prac — a to zwiększa ich zaangażowanie.
Zaplanuj zakłócenia. W miarę, jak pracownicy będą wdrażać nowe narzędzia i praktyki, będą pojawiać się problemy. Kierownicy, pracownicy IT i doświadczeni członkowie zespołu mogą być pomocni w rozwiązywaniu problemów natury technicznej. Twórz krótkie poradniki; dziel się najlepszymi praktykami bezpieczeństwa; zwiększ liczbę pracowników wparcia i wydłuż godziny ich pracy oraz informuj o rozwiązywaniu problemów, takich jak przerwy w łączności.
Traktuj pracowników jednakowo. Większość firm zatrudnia pracowników, których obecność na stanowisku pracy jest niezbędna, na przykład obsługa linii produkcyjnych, zespoły ds. bezpieczeństwa fizycznego i personel zajmujący się dostawą, a których stanowiska pracy nie mogą zostać zwirtualizowane. Stwórz propozycję wartości dla całej firmy i zadbaj o bezpieczeństwo oraz informuj o działaniach podejmowanych na rzecz wszystkich pracowników. Wdrażaj rozwiązania i środki do dezynfekcji, naprzemienne lub dodatkowe zmiany, zwiększenie odległości pomiędzy personelem na liniach produkcyjnych, monitorowanie temperatury, urlopy dla poratowania zdrowia i zachowanie maksymalnej ostrożności. W Singapurze Vertiv wprowadził rotacyjną pracę pracowników zespołu A i B, wykonujących te same obowiązki – pierwszy zespół pracował w nieparzyste dni tygodnia, a drugi w parzyste – i w ten sposób zmniejszył liczbę pracowników przebywających jednocześnie w obiekcie. Dzięki temu zyskał rezerwy, które gwarantują ciągłość działalności na wypadek zachorowania dowolnego członka zespołu.
Traktuj każdego pracownika indywidualnie. Dla pracowników nadszedł wyjątkowy czas, w którym muszą godzić życie zawodowe z rodzinnym w jednym miejscu. Głosy dzieci i szczekanie psów podczas rozmów konferencyjnych stają się elementem nowej codzienności. Bądź wdzięczny za to, że Twoi podwładni dostosowują się do nowej rzeczywistości. Menedżerowie Vertiv traktują indywidualne spotkania jako sposób na sprawdzenie się w roli przełożonego. Czasami przebierają się w żartobliwe stroje na czas konferencji wideo, co pozwala przełamać lody. Inne firmy, dla budowania koleżeńskiej atmosfery, organizują wirtualne spotkania przy kawie. „Dzisiaj wszyscy jesteśmy bardzo spięci, więc dodaj nieco humoru do komunikacji, by uprzyjemnić pracę i zmniejszyć poziom napięcia” – zaleciła Lui.
Bądź elastyczny. W pewnym momencie, w przyszłości, gdy kryzys się skończy, firmy będą musiały zrewidować zasady zdalnej pracy. Nowe procesy będą funkcjonować stabilnie, ale prawdopodobnie pracownicy zgłoszą różne propozycje, które trzeba będzie godzić z wymaganiami biznesowymi.
Vertiv spodziewa się, że pracownicy będą chcieli połączyć pracę z siedziby firmy z pracą zdalną. W ostatnim czasie 63% naszych kolegów wskazało, że nie chce pracować z domu w pełnym wymiarze czasu pracy.
Jedną z naszych podstawowych potrzeb jako istot ludzkich jest kontakt z innymi, wynikający z potrzeby poczucia przynależności do społeczności. W przyszłości będziemy musieli znaleźć równowagę pomiędzy osiąganiem wyników biznesowych przez zdalnych pracowników, a zapewnianiem kultury komunikacji i integracji.
„Zadanie tego roku polega na przeformułowaniu sposobu wspierania pracowników” – mówi Bailer. „Nie chodzi tylko o IT. Chodzi o stworzenie całego ekosystemu zdalnego aktywacji zawodowej. Firmy muszą wykazać się wrodzoną elastycznością, ponieważ model masowej pracy na odległość pozostanie z nami na długo”.
Dowd zgadza się z tym stanowiskiem i dodaje, że „sposób, w jaki teraz wykonujemy część prac nie powróci do znanej nam normalności. Nastąpiła zmiana paradygmatu, w którym praca nie jest już miejscem, ale raczej sposobem bycia. Jest czymś, co wykonujemy niezależnie od lokalizacji. Nasze zadanie, po części, będzie polegać na zapewnianiu, że pracownicy w coraz większym stopniu przyjmują tę koncepcję oraz utrzymują poziom interakcji i współpracy wymagany przez firmę”.
Moja ostatnia ważna rada brzmi: kiedy uczymy ludzi pracy w domu, to powinniśmy traktować o „pracy”, a nie o miejscu jej wykonywania. Wspierając pracowników w rozumieniu, że klienci i inni pracownicy wymagają interakcji, że zasługują na współpracę i sprawną obsługę, staramy się pomóc wszystkim w akceptacji koncepcji, że "praca jest tym, co robię, a nie tym, gdzie się znajduję".
