Aumentare l’immunità dell’infrastruttura sanitaria

Ultimo di una serie di post che esaminano le condizioni dell’infrastruttura del sistema sanitario, questo blogpost approfondisce l’analisi delle minacce a cui l’infrastruttura fisica è esposta ogni giorno. Il blog parla di come i responsabili delle strutture possono ottenere l’immunità del proprio sistema sanitario tramite soluzioni e prassi in grado di promuovere l’ottimizzazione dei prodotti per garantire l’affidabilità, la conformità e l’efficienza del sistema sanitario, il tutto al minor costo totale di proprietà possibile.

Ogni giorno, le persone entrano in contatto con 60.000 germi¹. Tuttavia, un organismo con un sistema immunitario sano può combatterli in modo efficiente ed evitare così di contrarre malattie.

Anche le operazioni sanitarie devono affrontare minacce costanti alla continuità dei servizi prestati. Tra questi pericoli vi sono fattori come l’invecchiamento dell’infrastruttura fisica, la crescita dei costi dell’energia, i disastri naturali, la continua evoluzione dei requisiti normativi e una carenza di operatori qualificati, per citarne solo alcuni. Ognuna di queste minacce da sola può potenzialmente interrompere l’attività di assistenza salvavita del sistema sanitario o metterne a repentaglio la redditività. Collettivamente, creano un ambiente complesso che impone ai responsabili delle strutture di adottare misure proattive volte a ottimizzare le operazioni e l’infrastruttura fisica che le supporta. Proprio come le persone necessitano di un’alimentazione adeguata, di riposo sufficiente e di controlli regolari per mantenere in efficienza il proprio sistema immunitario, i sistemi sanitari devono dedicare tempo e attenzioni alla cura delle proprie infrastrutture fisiche.

Pensare oltre la rete.

I precedenti post di questa serie si sono concentrati principalmente sull’infrastruttura digitale che i responsabili di data center e IT possono utilizzare per garantire la disponibilità dei dati e delle apparecchiature sanitarie. Tuttavia, quanto sopra non può garantire buoni risultati se l’infrastruttura fisica ed elettrica delle strutture sanitarie è difettosa. Infatti, anche i migliori sistemi UPS sono concepiti per fornire l’alimentazione di backup solo per un breve lasso di tempo. L’infrastruttura fisica comprende:

• sistema di distribuzione dell’energia elettrica dal fornitore agli endpoint
• sistemi HVAC degli edifici
• fonti di energia alternative in grado di garantire la continuità dei sistemi di gestione di temperatura, illuminazione di emergenza, sistemi di smaltimento rifiuti e di rilevamento di incendi e allarmi
• commutatori automatici in grado di trasferire l’alimentazione al generatore di backup

Ognuna di queste risorse deve essere adeguatamente gestita e ottimizzata affinché i sistemi sanitari possano fornire cure affidabili e sicure ai pazienti anche in caso di malfunzionamenti della rete elettrica pubblica o di calamità naturali. L’infrastruttura fisica è un compito di cui si occupano principalmente i responsabili delle strutture e questi professionisti devono collaborare con il reparto IT per garantire la continuità dell’assistenza sanitaria.

A causa delle minacce alla continuità provenienti da ogni direzione, la creazione di un’infrastruttura fisica immune inizia con tre prassi fondamentali che devono essere sempre al centro dell’attenzione del responsabile di ogni struttura:

• Gestione corretta delle risorse. La manutenzione è una componente importante del budget di ogni sistema ospedaliero, oltre che un fattore chiave per la continuità e conformità delle operazioni. Poiché sono tra le risorse più preziose di ogni struttura, i sistemi elettrici e meccanici possono avere importanti effetti sulla sua redditività. Valutazioni regolari e adeguate prassi di manutenzione conformi alle norme NFPA70B Recommended Practice for Electrical Equipment Maintenance e alle linee guida NETA Frequency of Maintenance Tests garantiscono che l’infrastruttura fisica sia in buone condizioni e svolga il proprio compito per mantenere in funzione l’ambiente sanitario giorno dopo giorno, soprattutto nelle situazioni di emergenza. La manutenzione aumenta la vita operativa delle apparecchiature, è molto più conveniente rispetto alla riparazione o alla sostituzione delle risorse che non funzionano e consente la riduzione del costo totale di proprietà. Inoltre, una corretta manutenzione assicura un funzionamento efficiente e un’impostazione ottimale delle apparecchiature, contribuendo a mantenere sotto controllo l’aumento del consumo energetico, riducendo ulteriormente i costi operativi e garantendo i migliori punteggi ENERGY STAR®. Nelle strutture esistenti, investire in un processo di rimessa in servizio può fornire un quadro esaustivo dello stato, delle prestazioni e dell’efficienza dell’infrastruttura che supporta le operazioni, oltre a consentire di identificare le risorse che necessitano di manutenzione, ottimizzazione o sostituzione per poter operare nel modo più affidabile ed efficiente possibile.
  
  
• Conformità ai requisiti in continua evoluzione in materia di affidabilità e sicurezza del sistema. Spesso, la manutenzione non è solo una buona prassi ma un requisito reale. L’ambiente normativo delle organizzazioni sanitarie è decisamente complesso. Un grande numero di enti pubblicano varie norme applicabili relative a come e quando devono essere manutenuti i sistemi elettrici fino a come tenere al sicuro i dati dei pazienti in caso di emergenza. La mancata conformità a questi requisiti e direttive in continua evoluzione non comporta solo un aumento del rischio di incorrere in sanzioni e multe costose; mette anche a repentaglio i rimborsi, espone a rischi le apparecchiature e la reputazione aziendale e può danneggiare lavoratori e pazienti. I tre aspetti della conformità che influenzano maggiormente la continuità delle operazioni sanitarie sono:
  
  
  • Livello di preparazione alle emergenze. Gli ospedali devono rimanere online anche durante le calamità naturali. Le comunità dipendono dalla capacità dei propri ospedali di fungere da punto di primo soccorso e di aiutare a curare coloro che hanno subito lesioni in tali circostanze. Di conseguenza, i CMS (Centers for Medicare & Medicaid Services) hanno pubblicato una norma che impone a ospedali e strutture di assistenza a lungo termine di valutare i propri sistemi di alimentazione di emergenza e standby in conformità alle normative NFPA 99, NFPA 110 e NFPA 111. I codici trattano dei sistemi di alimentazione antincendio e di sicurezza in caso di emergenza e standby e forniscono dettagli su quando e come questi sistemi devono essere ispezionati e testati e su quali pratiche di manutenzione devono essere eseguite per garantirne la conformità.
    
    Secondo il più recente elenco degli standard più complessi rilasciato dalla Joint Commission, molto spesso gli ospedali non risultano conformi quando si tratta di sistemi di estinzione degli incendi e di impianti dei servizi. È pertanto fondamentale accrescere la familiarità dei responsabili delle strutture sanitarie in merito a questi standard. Devono inoltre essere conformi al più recente standard NFPA 1221 - Standard for the Installation, Maintenance, and Use of Emergency Services Communications Systems. Questo standard tratta di tutti gli aspetti della fornitura del servizio, dalla ricezione delle chiamate all’invio di unità di emergenza al luogo corretto nell’intervallo di tempo appropriato. Lo standard fornisce criteri completi in materia di installazione, prestazioni, funzionamento e manutenzione dei sistemi e delle strutture di comunicazione dei servizi di emergenza pubblica.
    
    
  • Standard HIPAA per i sistemi di alimentazione di backup. Per chi opera nel settore dell’assistenza sanitaria, le normative HIPAA sono sempre in primo piano. Tuttavia, è fondamentale che i responsabili delle strutture ricordino che le regole e le normative HIPAA restano in vigore anche quando c’è un blackout. Le normative HIPAA sulla pianificazione dei casi di emergenza comprendono uno standard per l’alimentazione di backup— la Section 45 CFR § 164.308(a)(7)(ii)(C)— stabilisce cosa devono fare le organizzazioni sanitarie per proteggere i dati durante un’interruzione dell’energia, assicurarsi che i fornitori continuino ad avere accesso ai dati dei pazienti di cui hanno bisogno per fornire assistenza e mantenere i dati sicuri anche quando operano in modalità di emergenza. Per garantire la conformità a questo requisito è fondamentale adottare procedure di test e manutenzione in grado di garantire che l’alimentazione elettrica di backup funzioni efficacemente in qualsiasi circostanza.
    
    
  • Sicurezza elettrica per i lavoratori. La sicurezza dei pazienti è sempre una preoccupazione fondamentale nell’assistenza sanitaria, ma la sicurezza dei lavoratori è altrettanto importante. L’OSHA stabilisce i requisiti in questo ambito e la normativa NFPA 70E® Standard for Electrical Safety in the Workplace® contiene linee guida su come rispettare i requisiti OSHA. In generale, lo scopo di requisiti e standard è proteggere i lavoratori dall’esposizione ai principali pericoli elettrici e ridurre gli infortuni e i decessi derivanti da shock elettrici, elettrocuzione, archi elettrici ed esplosioni di archi. Le azioni chiave che i manager possono intraprendere per garantire la conformità OSHA comprendono:
    
    
    • Eseguire regolari test elettrici per rilevare problemi nei componenti dell’impianto elettrico come quadri elettrici, interruttori automatici, pannelli di controllo, relè e dispositivi di protezione che potrebbero disattivare il sistema.
      
      
    • Condurre uno studio sugli archi elettrici per identificare le minacce alla sicurezza dei lavoratori, calcolare il grado di rischio di arco elettrico e sviluppare un programma di sicurezza che includa la formazione dei lavoratori, dispositivi di protezione individuale ed etichette di avvertenza sulle apparecchiature.
      
      
    • Aggiornare il diagramma unifilare per comprendere l’infrastruttura elettrica e fornire una roadmap che consenta di garantire un’adeguata protezione e l’affidabilità del sistema.
      
      
    • Condurre studi periodici su cortocircuiti e coordinamento per garantire che i dispositivi siano impostati e coordinati correttamente, per isolare rapidamente i guasti e migliorare la protezione complessiva di apparecchiature, personale e attività.
      
      
    • Fornire documentazione e report in grado di dimostrare che i componenti dell’impianto elettrico siano stati configurati, manutenuti, testati e ispezionati correttamente.
  
  
  
• Integrazione dell’esperienza del personale. Spesso, rimanere al passo con gli obiettivi di efficienza, conformità e manutenzione è una sfida che può risultare molto onerosa per gli operatori del sistema sanitario, soprattutto quando i network sanitari diventano più distribuiti. Questo lavoro deve essere svolto regolarmente, e affidarne alcune parti a un’organizzazione terza addetta a test e manutenzione qualificata può aiutare il personale a lavorare nel modo più efficiente possibile e a ottimizzare la produttività. Il partner giusto deve essere ben informato sui requisiti di conformità sanitaria, compresi quelli della HIPAA, e deve avere esperienza di lavoro nelle strutture sanitarie. Quando si utilizza un partner per incarichi specializzati, ad esempio per il collaudo e la manutenzione dell’impianto elettrico, verificare che i tecnici incaricati dell’assistenza abbiano le conoscenze, la formazione e le certificazioni necessarie per lavorare a o in prossimità di apparecchiature sotto tensione, compresa la certificazione NETA. I professionisti qualificati possono aiutare a:
  
  
  • Definire un regolare programma di manutenzione preventiva che aiuti a spuntare le caselle di conformità e rimanere aggiornati sugli standard e le best practice più recenti, riducendo al contempo il tempo di inattività non pianificato e le esercitazioni antincendio che distolgono il personale dai normali compiti lavorativi.
    
    
  • Eseguire il programma di manutenzione nelle sedi remote, risparmiando tempo e trasferimenti del personale che deve prendersi cura delle apparecchiature.
    
    
  • Documentare correttamente le attività di manutenzione per dimostrare la conformità ai requisiti normativi e ridurre parte del lavoro legale che il team deve svolgere per soddisfarli.
    
    
  • Raccogliere e gestire i dati relativi alle apparecchiature per garantire un facile accesso alle informazioni sulle tendenze e le prestazioni dei dispositivi che aiutano il personale a prendere decisioni in modo più efficiente e a dare priorità agli aggiornamenti e alle riparazioni.
  
  
  In ultima analisi, dare in outsourcing l’assistenza degli impianti elettrici e HVAC può promuovere gli obiettivi di efficienza e garantire che l’azienda stia compiendo ogni sforzo possibile per garantire la conformità e la sicurezza di dati, pazienti, dipendenti e attività.

Gestire e ridurre al minimo i rischi

Da superare la prossima calamità fino a mantenere la conformità normativa, pochi settori affrontano i rischi cui è soggetta l’assistenza sanitaria. Inoltre, la posta in gioco non potrebbe essere più alta. I fattori chiavi per garantire la sicurezza dei pazienti, proteggere la reputazione della propria organizzazione e migliorare la stabilità finanziaria iniziano con la creazione dell’immunità della propria organizzazione sanitaria tramite un’infrastruttura critica ottimizzata, insieme a servizi flessibili e supporto per il proprio team.

Per ulteriori informazioni relative a come implementare operazioni robuste, affidabili e conformi che siano ottimizzate a ogni livello per garantire il minor costo totale di proprietà possibile, contattare Vertiv o visitare il sito Vertiv.com/healthcare per scoprire in che modo le nostre soluzioni stanno aiutando oltre l’80% dei sistemi sanitari statunitensi a ottenere una continuità ininterrotta.

1 - ABC News - https://abcnews.go.com/Health/ColdandFluNews/story?id=5727571&page=1

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